Protokoły z posiedzeń komisji RM - archiwum 00: Protokoł 47/10 z posiedzenia Komisji Rewizyjnej RM w Witkowie, odbytego w dniu 7.04.2010r.
PROTOKOŁ Nr 47/10
z posiedzenia Komisji Rewizyjnej Rady Miejskiej w Witkowie, odbytego w dniu 7 kwietnia 2010r. o godz. 7,45 w sali posiedzeń Urzędu GiM, pod przewodnictwem p.Henryka Muchy – Przewodniczącego Komisji
Uczestniczący w posiedzeniu członkowie Komisji – zgodnie z listą obecności, stanowiącą załącznik do niniejszego protokołu.
Ponadto w posiedzeniu uczestniczyli:
- p.Marian Gadziński - Zastępca Burmistrza Gminy i Miasta
- p.Halina Rzepecka - Skarbnik Gminy i Miasta
- p.Magdalena Podsiadłowska-Pawlak - radca prawny Urzędu Gminy i Miasta
oraz inspektorzy w Urzędzie Gminy i Miasta: p.p.Krystyna Witczak, Sylwia Mietlicka, Barbara Kałużna, Hanna Rakowska.
Otwarcia posiedzenia dokonał p.Henryk Mucha – Przewodniczący Komisji. Powitał zebranych, stwierdził na podstawie listy obecności, że w posiedzeniu uczestniczy wymagane quorum, po czym zapoznano się z protokołem z kontroli, dokonanej przez Komisję w ZGK, w dniu 31 marca br. Przedmiotowy protokoł został przez Komisję przyjęty i podpisany.
Po czym kontynuowano prace związane z procedurą absolutoryjną.
Kontrola wydatków.
Planowano wydatki w wysokości 31.443.410,90zł, a wykonano 30.158.310,46zł, tj. 95,9%.
Wydatki bieżące wykonano w 96,4%, a wydatki majątkowe – w 94%. Wydatki majątkowe stanowią w budżecie 20,5% ogólnej kwoty wydatków.
Następnie dokonano analizy wykonania wydatków w poszczególnych działach budżetowych, począwszy od „Rolnictwa i łowiectwa”, zwracając szczególną uwagę na pozycje, w których wykonanie było niskie.
W związku z niskim wykonaniem pozycji „Pozostała działalność” w dziale „Turystyka” (72,1%), pani Skarbnik wyjaśniła, że wpływ na ten stan miało niewykorzystanie wszystkich planowanych na 2009r. środków na zadanie dwuletnie ujęte w Wieloletnim Planie Inwestycyjnym: rewitalizacja Ośrodka Wypoczynkowego w Skorzęcinie.
Zwrócono uwagę na niskie wykonanie pozycji „Plany zagospodarowania przestrzennego” w dziale „Działalność usługowa” (38%).
Pani Skarbnik poinformowała, że na mniejsze wykonanie miała wpływ m.in. mniejsza liczba posiedzeń Powiatowej Komisji Urbanistyczno-Architektonicznej i mniejsze wydatki na plany zagospodarowania przestrzennego.
Pani Sylwia Mietlicka wyjaśniła, że planowano środki na wydatki związane z opracowaniem miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego, ale procedura przedłużyła się z powodu koniecznych dodatkowych uzgodnień. Nie zakończyła się również procedura związana z opracowaniem studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego gminy, spowodowana dużą liczbą wniosków, które nadal wpływają oraz również koniecznością dodatkowych uzgodnień (zmiana przepisów). Należność za opracowanie tego dokumentu zostanie uregulowana w 2010r.
Powyższe wyjaśnienia Komisja przyjęła bez zastrzeżeń.
Odnosząc się do niskiego wykonania pozycji „Obsługa papierów wartościowych, kredytów….”, w dziale „Obsługa długu publicznego” (51%), pani Skarbnik wyjaśniła, że odsetki od zaciągniętych zobowiązań finansowych były planowane ze znacznym wyprzedzeniem i zakładały rezerwę na zmienną stopę redyskonta weksli.
Uwag nie zgłoszono.
W kontekście wydatków na przedszkola, w dziale „Oświata i wychowanie”, poruszono sprawę celowej kontroli wykorzystania dotacji dla Ochronki w Witkowie, będącej niepubliczną placówką przedszkolną.
Pani Skarbnik wyjaśniła, że zgodnie ze zmienionymi przepisami, ma możliwość dokonywania kontroli celowości i sposobu wykorzystania omawianej dotacji i takie kontrole będzie przeprowadzać.
Pani Magdalena Podsiadłowska-Pawlak – radca prawny Urzędu przypomniała, że tryb przyznawania powyższej dotacji oraz sposób jej rozliczania, określa uchwała, podjęta w tej sprawie przez Radę Miejską. Poinformowała, że przepisy ustawy o samorządzie gminnym i ustawy o finansach publicznych nie przewidują możliwości kontrolowania tego typu dotacji przez Komisję Rewizyjną Rady. Jednak zgodnie z ustawą o oświacie, Komisja Rewizyjna może to kontrolować i mieć wgląd do dokumentacji prowadzonej przez niepubliczną placówkę oświatową (przepis szczególny).
Ustalono, że Komisja zapozna się z treścią ww. uchwały Rady Miejskiej, na kolejnym posiedzeniu.
Komentując stosunkowo niskie wykonanie w pozycji „dodatki mieszkaniowe” w dziale „Pomoc społeczna” (83,8%) stwierdzono, że sytuacja osób korzystających z tej formy pomocy zmienia się w ciągu roku, trudno jest to przewidzieć, a w przypadku większych dochodów niektóre z tych osób tracą prawo do korzystania z omawianych dodatków.
Wydatki finansowane z dotacji celowych z budżetu Państwa na realizację zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych gminie ustawami.
Uwag nie zgłoszono.
Wydatki majątkowe.
Wydatki te wykonano w 94%.
Komisja zwróciła uwagę na niewykonane wydatki na zadanie „Przebudowa domków w OW w Skorzęcinie” w dziale „Turystyka”. Planowano na ten cel kwotę 20tys.zł.
Jak wyjaśniła p.Krystyna Witczak, powyższe zadanie będzie realizowane w bieżącym roku.
W związku z niewykonaną dotacją w dziale „Kultura i ochrona dziedzictwa narodowego” w wysokości 60tys.zł dla Ośrodka Kultury, Sportu i Rekreacji na modernizację sieci energetycznej w OW, pani Skarbnik wyjaśniła, że zadanie to zostanie przez OKSiR wykonane w 2010r.
Komisja przyjęła powyższe wyjaśnienia bez zastrzeżeń.
Następnie Komisja zapoznała się z „Informacją z realizacji inwestycji w 2009r.”.
W kontekście ww. informacji, poruszono sprawę wykonania instalacji gazowej do kotłowni Urzędu Gminy i Miasta. Wprawdzie zaplanowane na ten cel środki wykonano w 100%, ale była to mała kwota, 150,-zł. i wydatkowano ją na przygotowanie dokumentacji.
Pan Gadziński wyjaśnił, że budynek nie został podłączony do ww. instalacji ze względów technicznych, zadanie to zostanie wykonane w 2010r. W związku z sugestią p.Edwina Dzieciuchowicza odnośnie wykonania wspólnej kotłowni gazowej dla budynku Przedszkola, budynku oświatowego i budynku Gimnazjum, p.Gadziński poinformował, aktualnie wspólną kotłownię gazową posiada Przedszkole i budynek oświatowy. Natomiast budynek Gimnazjum i halę sportową planuje się podłączyć do instalacji gazowej w tym roku. Takie rozwiązanie jak sugeruje p.Dzieciuchowicz, planowane jest w kompleksie budynków Szkół Podstawowych Nr 2 i 3 oraz nowo budowanej hali sportowej. Ale powyższą sugestię przedstawi p.Burmistrzowi i projektantom.
Komisja zapoznała się z wykazem przetargów ogłoszonych w 2009r. i z zapytaniami ofertowymi w 2009r.
Pan Marian Gadziński – Zastępca Burmistrza Gminy i Miasta, pełniący również funkcję Przewodniczącego Komisji Przetargowej poinformował, co następuje: w 2009r. gmina wszczęła 14 postępowań przetargowych w trybie przetargów nieograniczonych i zapytań cenowych oraz 13 zapytań ofertowych. Przetargi dotyczyły m.in. modernizacji dróg i ulic, wywozu nieczystości z Ośrodka Wypoczynkowego, zimowego utrzymania dróg, prac remontowo-budowlanych. Natomiast zapytania ofertowe dotyczyły m.in. sprzedaży i dostarczenia papieru do kserokopiarek, dostarczenia materiałów biurowych, wyceny nieruchomości, drukowania biuletynu informacyjnego „Witkowskie Wiadomości Samorządowe”. Komisja Przetargowa ma stały skład, jej członkami są pracownicy Urzędu Gminy i Miasta (inny skład ma komisja zajmująca się przetargami z zakresu obrotu nieruchomościami).
Udzielając odpowiedzi na pytania członków Komisji, p. Hanna Rakowska poinformowała m.in., że przepisy przewidują 8 rodzajów przetargów, gmina Witkowo stosuje w zasadzie 2 rodzaje: nieograniczone i zapytania o cenę. Od wykonawców pobiera się stosowne zabezpieczenie związane z należytym wykonaniem warunków umowy (w postaci gwarancji ubezpieczeniowej lub gotówki). Rozliczenia za wykonane zadania następują zgodnie z umową, która określa terminy zapłaty. W przypadku większych prac, umowy z wykonawcą przewidują stosowanie tzw. faktur częściowych, pod warunkiem dokonania częściowego odbioru robót. Natomiast zaliczki lub inne nieokreślone w umowie z wykonawcą formy płatności i rozliczenia zadania nie są stosowane.
Spośród 14 przetargów nieograniczonych i 13 zapytań ofertowych, ustalono dokonać kontroli dokumentacji dotyczącej przetargu na wykonanie remontu świetlic wiejskich oraz dokumentacji dotyczącej zapytania ofertowego na zamontowanie urządzeń zabawowych w Witkowie i Kołaczkowie. Stwierdzono, że w przetargu na remont świetlic wiejskich (w Chłądowie, Małachowie Złych Miejsc, Ruchocinie, Ruchocinku i Wiekowie) złożono 5 ofert, z których 2 zostały przez Komisję Przetargową odrzucone. Z pozostałych 3 ofert, Komisja Przetargowa wybrała najtańszą, ofertę firmy MOSTOSTAL-STOLBUD ze Słupcy, za kwotę 886.216,15zł. Zadanie jest dwuletnie, zostało podzielone w umowie na trzy etapy, a termin wykonania ostatnich prac upłynie w dniu 31 lipca br. W związku z tym, że termin realizacji pierwszego etapu został przez firmę przekroczony, poproszono p.Magdalenę Podsiadłowską-Pawlak – radcę prawnego Urzędu Gminy i Miasta, o wyjaśnienie tej kwestii. Pani radca wyjaśniła, że w takich sytuacjach liczy się ostateczny termin realizacji zadania, w tym przypadku koniec lipca br. (chyba że zostałby sporządzony Harmonogram Prac). Gmina może jednak wystąpić do wykonawcy z pismem dyscyplinującym. W zakresie omawianego przetargu, Komisja zapoznała się m.in. z treścią umowy z dnia 25 sierpnia 2009r. Po czym przystąpiono do kontroli wybranego zapytania ofertowego. Stwierdzono, że zapytanie o cenę zamontowania urządzeń zabawowych na place zabaw w Witkowie (ul.Słowackiego i ul.Czerniejewska) i Kołaczkowie skierowano do 6 firm, ale tylko przedsiębiorstwo „SUN+” z Gruszczyna złożyło ofertę i z nim podpisano umowę, na kwotę 64.989,40zł. Termin realizacji omawianego zadania został określony na dzień 14 sierpnia 2009r. Zapoznano się z treścią m.in. oferty, określonymi przez gminę wymogami i treścią umowy z dnia 23 lipca 2009r.
Do skontrolowanej dokumentacji Komisja nie zgłosiła zastrzeżeń.
Stwierdzono, że biorąc pod uwagę ww. wyniki kontroli oraz uwzględniając wyniki wyrywkowych kontroli, przeprowadzonych przez Komisję w trakcie roku 2009 (m.in. kontrola adaptacji budynku komunalnego w Ruchocinku na mieszkania, kontrola remontu budynku administracyjnego OKSiR, kontrola budowy kompleksu boisk „ORLIK 2012”) należy pozytywnie ocenić stosowanie przez gminę procedur zamówień publicznych i realizację inwestycji.
Następnie zgodnie z ustaleniem dokonanym na poprzednim posiedzeniu, Komisja zapoznała się ze szczegółowymi danymi o skutkach finansowych obniżenia górnych stawek podatkowych i wysłuchała tematycznego komentarza p.Barbary Kałużnej.
Przedmiotowa informacja stanowi załącznik do niniejszego protokołu.
Po przedstawieniu przez p.Kałużną informacji o wysokości stawek podatkowych w sąsiednich gminach stwierdzono, że gmina Witkowo ma jedne z najniższych podatków.
Korzystając z obecności p.Gadzińskiego, p.Przewodniczący Komisji przypomniał o zgłoszonym przez siebie wniosku o oznaczanie drzew do wycinki w okresie letnim.
Pan Gadziński poinformował, że obecnie znakowane są drzewa znajdujące się na terenie Ośrodka Wypoczynkowego w Skorzęcinie. Do sołtysów zostanie przekazana informacja na temat obowiązujących przepisów w omawianym zakresie.
Komisja interesowała się również jakością obrazu z monitoringu.
Wyjaśnień udzielił p.Gadziński.
Ustalono, że kolejne posiedzenie dla kontynuowania prac związanych z procedurą absolutoryjną odbędzie się w dniu 12 kwietnia br. o godz. 15,00.
Na tym posiedzenie zakończono – o godz. 11,30.
Przewodniczący Komisji
Henryk Mucha
Protokołowała:
H. Koźniewska
|
